How to Protokoll

Prozess

• Protokollvorlage: https://hd.femboy-ev.de/UczDMcQQRPKQ1OLhDDnzMg
  • Allternativ auf BookStack: https://bookstack.femboy-ev.de/books/beratungssitzungen/page/sitzung-yyyy-mm-dd

• In Markdown protokollieren (über HedgeDoc)

• Nach Sitzung Protokoll überarbeiten

• Nach Fertigstellung auf Bookstack hochladen, im korrekten Bereich

  • Seitentitel-Format: <Name der Sitzung>-YYYY-MM-DD

  • Idealerweise innerhalb von 3 Tagen, spätestens bis zum nächsten Meeting

  • Die Vorschau (nicht den Quelltext) von HedgeDoc kopieren und in BookStack einfügen → Wird korrekt formatiert eingefügt, keine weitere stilistische Bearbeitung notwendig
  • Bei Links ist Bearbeitung notwendig: Diese zeigen auf HedgeDoc, die müssen entsprechend angepasst werden, sodass die rohen Links verwendet werden und kein HedgeDoc Redirect
• [NOCH ZU DISKUTIEREN] Wenn in Bookstack alles gut aussieht:
  • Im Protokoll auf HedgeDoc alles rauslöschen und durch folgendes ersetzen:
  •  "Dieses Protokoll ist veraltet. Neuer Link: <Link-Zu-BookStack>

Was/wie ist zu protokollieren

• Wichtige Diskussionsfragen festhalten

• Nicht alle Konversationen mitschreiben, sondern nur die hauptsächlichen Ergebnisse mitschreiben

• Aufschreiben, von wann bis wann Menschen anwesend sind

  • Bei den Leuten, die später kommen, “verspätet” dazuschreiben 
    

• Abkürzungen ("etc", "usw"...) sind nicht schlimm. Nur Dinge, die nicht komplett offensichtlich sind, sollten ausgeschrieben sein

• Diskussionen in Unterpunkte fassen (a.b.c. usw) (nur Empfehlung, keine Regel)

• Rechtschreibung sollte einheitlich sein (z. B. alle Punkte mit Großbuchstaben beginnen)

• Mit Doppelpunkt gendern (Sternchen wäre Markdown Syntax)

• Wenn die Konzentration nachlässt, andere Protokollant:innen um Ablösung/Unterstützung bitten

Best Practices

• Am besten 2 Protokollant:innen

  • Eine Person protokolliert, die andere überarbeitet oder schaut darauf, wer die Sitzung betritt/verlässt
  • Es ist besser, wenn weniger Menschen mitschreiben (nicht-Protokoll Menschen darauf hinweisen, wenn es störend ist)

  • zu viert in einem Dokument ist nervig, es sollte pro Sitzung aufgeteilt werden (2 Menschen sind gut, 3 ist schon stressig)

• Anderes Protokoll offen haben zum Phrasen abschreiben/orientieren